Duplicatas de faturas comerciais sã documentos que fazem parte do nosso sistema financeiro. Entender seu uso na prática contribui para entender as ferramentas comerciais disponíveis para cobranças e faturamento de serviços e produtos. Vamos explicar em detalhes as duplicatas e como fazer para realizar sua emissão corretamente.

O que são duplicatas?

Duplicatas são uma forma de contas a receber verdadeiramente brasileira, criada para atender aos requisitos do artigo 219 do antigo Código Comercial. Nas vendas comerciais, o vendedor é obrigado a apresentar ao comprador a fatura e duplicar (duplicata, uma para o vendedor e outra para o comprador).

A criação consequente da duplicata como um instrumento de crédito comercial surgiu do corpo dos regulamentos de implementação da Lei nº 187/36 . A lei que concedeu à duplicata o status de um título de crédito é a Lei nº 5474/68, que regula as vendas comerciais, modificando-a para permitir a circulação deste título.

Boletos são formas de duplicatas.

Emissão de duplicatas: função e protesto do título

As duplicatas são emitidas pelos vendedores aos compradores e são as único instrumento de crédito que pode ser utilizado pelos vendedores para registrar a venda comercial de produtos e serviços, sendo, portanto, considerados instrumentos de crédito causais, uma vez que só podem ser emitidos para representar o valor comercial de produtos e serviços.

Desde que devidamente assinada por ambas as partes, uma duplicata é, em princípio, um instrumento de crédito executável automaticamente. Os credores não precisam seguir um processo de cognição e podem entrar diretamente em um processo de execução depois de registrar um protesto por falta de pagamento em um cartório.

Emissão de duplicatas

As duplicatas são títulos de crédito que podem ser cobrados normalmente no mercado. (Foto: Tech Panorama)

Como emitir uma duplicata?

Esteja você iniciando um novo negócio ou tentando expandir um, a emissão e cobrança correta de duplicatas é essencial para o seu sucesso. Para manter o departamento de contas a receber e duplicatas funcionando sem problemas, tenha muito cuidado com quem você concede crédito. Isso pode significar que alguns de seus pedidos são menores, pois o cliente precisa pagar antecipadamente, mas, a longo prazo, vale a pena ter cuidado.

Para o controle dos pagamentos e do crédito de clientes, a emissão, preenchimento e monitoramento devido das duplicatas é essencial. Programas podem emitir duplicatas automaticamente, preenchendo-as com os dados das partes interessadas. É possível também imprimir modelos e fazer o preenchimento manual das duplicatas. É importante sempre manter as duas vias em dia, para caso seja necessário o protesto.

Como preencher uma duplicata?

A melhor forma para se preencher uma duplicata é usando um programa que automatize o preenchimento. Instituições financeiras, gateways de pagamento, e softwares gratuitos de contabilidade podem preencher automaticamente os documentos. Manualmente, é preciso seguir um modelo para preenchimento, mas diversos sites podem fazer o preenchimento do modelo gratuitamente, ou você pode usar formulários disponíveis para diversos programas, como Google Sheets e Microsoft Office.

Durante o preenchimento, a seguintes informações devem ser anotadas:

  • Denominação duplicata na página
  • Data da emissão
  • Número da ordem e da fatura
  • Data do vencimento ou se é duplicata à vista
  • Nome e domicílio do vendedor e do comprador, sejam eles pessoas físicas ou jurídica
  • Valores a serem pagos em números e por extenso
  • Praça do pagamento, ou seja, o local do pagamento.
  • Cláusula à ordem
  • Declaração de conhecimento dos dados da duplicata e a obrigação de seu pagamento, assinada pelo comprador
  • Assinatura do emitente

Uma duplicata só pode ser referente a uma fatura. Em vendas à prazo, pode ser feita a emissão de apenas uma duplicata com os termos dos pagamentos das prestações, ou realizando a emissão de uma duplicata para cada prestação.

Desconto de duplicatas, sacado, sacador e cedente

O desconto de duplicatas é um tipo de empréstimo onde o banco ou instituição financeira fornece um adiantamento pelas duplicatas apresentadas, creditando o valor ao sacador da duplicata. Caso esta não seja paga, o sacador deverá arcar com os juros e valores da duplicata.

O sacado é o devedor, ou seja, quem deverá realizar o pagamento dos valores presentes na duplicata. O sacador é quem emite a duplicata, sendo este também o beneficiário dos valores. Já o cedente é quem está com a duplicata para o desconto, geralmente sendo o mesmo que o sacador, mas podendo ser repassado para terceiros.

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