Como fazer um controle financeiro efetivo?

Especialistas em segurança afirmam que as pequenas empresas podem ser particularmente vulneráveis ​​a roubos e perdas de dinheiro porque as empresas menores geralmente têm funcionários com múltiplas responsabilidades, o que proporciona uma oportunidade maior de cometer roubos e maiores meios para ocultar suas ações.

Muitos proprietários de pequenas empresas que empregam 50 empregados ou menos podem ver sua força de trabalho como uma “família” de tipos que opera em uma atmosfera amigável e mais amigável do que a de empresas maiores. Proprietários de tais empresas podem colocar muita fé neste tipo de atmosfera como um impedimento eficaz contra o roubo interno.

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Um controle financeiro efetivo pode contribuir para evitar os roubos e detectar onde estão as possíveis perdas para uma futura recuperação.

O controle financeiro de empresa começa separando os deveres

Nenhum empregado deve controlar uma transação financeira do começo ao fim. A pessoa que escreve seus pagamentos nunca deve ser a pessoa que assina seus pagamentos. A pessoa que abre o e-mail não deve registrar também as contas a receber e reconciliar as contas. Ao dividir as responsabilidades, você tornará mais difícil para uma pessoa roubar de você e manipular seus registros para encobri-la.

O gerenciamento financeiro significa obter os extratos pessoalmente

Não ofereça uma pessoa que esteja em posição de desviar a chance de destruir ou remover provas do delito. O proprietário da empresa ou um contador externo deve receber extratos bancários não abertos e cheques cancelados a cada mês em um endereço diferente do endereço comercial ou por meio de extratos eletrônicos. Revise as verificações com cuidado. Examine os beneficiários, assinaturas e endossos em cada cheque. Fique atento a indícios de fraude, como:

• Pagamentos para fornecedores ou pessoas que você não conhece
• Pagamentos feitos em dinheiro que são maiores do que o valor que você permite para o caixa
• Assinaturas que parecem forjadas
• Pagamentos faltantes, ou pagamentos que estão fora de ordem
• Pagamentos feitos a terceiros, mas endossados ​​por alguém da sua empresa
• Verifique onde o beneficiário listado não corresponde ao nome no seu cadastro

Guarde de perto os pagamentos da sua empresa.

Não seja descuidado com seus pagamentos corporativos. Mantenha-os em uma gaveta trancada e não distribua a chave. Use pagamentos pré-numerados e verifique os números de pagamentos em falta com frequência. Tenha um procedimento de “verificação anulada” que exija que você (o proprietário) valide todos os itens anulados. Exija que todas as verificações acima de um valor nominal tenham duas assinaturas (uma das quais é sua). E nunca, jamais, assine um pagamento em branco.

Assine cada holerite da folha de pagamento pessoalmente

Isso pode levar algum tempo, mas geralmente vale a pena. Analise as verificações para garantir que sejam de pessoas que você conhece. Se há um nome que você não lembra, vá encontrar essa pessoa. Mantenha uma contagem semanal do número de pessoas em sua folha de pagamento e verifique esse número em relação ao número de cheques que você possui.

Certifique-se de que as alterações não possam ser feitas no arquivo mestre da folha de pagamento de sua empresa sem sua aprovação e assinatura. Outra opção é ter uma conta bancária separada para a folha de pagamento e depositar o valor exato de sua folha de pagamento nessa conta, então insista em uma reconciliação mensal imediata.

Um controle financeiro efetivo vai contribuir para finanças empresariais saudáveis e bons resultados para a empresa. (Foto: informamea.com)

Acompanhe seus recebíveis de perto

Ter mais de um funcionário envolvido na contagem e verificação de recebimentos recebidos. Certifique-se de que todas as verificações recebidas sejam devidamente endossadas. Considere comprar um selo “somente para depósito” e usá-lo em todos os pagamentos recebidos – isso pode impedir que um funcionário os liquide. Analise pessoalmente as reclamações dos clientes de que o crédito não foi recebido para pagamentos. Obtenha uma cópia da frente e do verso do pagamento do cliente e verifique se ele foi depositado em sua conta comercial.

Faça seu contador ou responsável financeiro tirar férias.

Um funcionário que está se desviando de você pode precisar fazer um esforço contínuo para ocultar esse tipo de roubo. Muitos proprietários de pequenas empresas ficam surpresos ao descobrir que funcionários que parecem leais (nunca tiram férias e nunca ficam em casa doentes) estão realmente roubando deles. A razão pela qual essas pessoas têm que estar constantemente no escritório é cobrir uma trilha de papel complicada.

Insista em que os funcionários que realizam contabilidade / escrituração tirem férias todos os anos. Idealmente, essas férias devem durar de uma a duas semanas e ocorrer no final do mês, quando os livros contáveis estão sendo fechados. Use esse tempo para que outra pessoa revise seus livros e procure por discrepâncias.

Tenha seus livros contábeis auditados regularmente.

Traga um terceiro pelo menos uma vez por ano para realizar uma auditoria dos seus livros. Isso dificulta que um fraudador cubra suas ações. Esta auditoria deve ser não programada e uma surpresa; Certifique-se de que não ocorra ao mesmo tempo todos os anos. Se você suspeitar de fraude, considere especificamente solicitar uma “auditoria de fraude” em vez de uma “auditoria geral”. Este tipo de auditoria é projetado para descobrir e prevenir esses tipos de perdas.

Certifique-se de entender seus livros contábeis

Desfalque ocorre geralmente quando a contabilidade é desleixada e não supervisionada, o que torna mais fácil para um empregado manter dinheiro e recibos. Como proprietário da empresa, você deve estar familiarizado com o sistema de escrituração e manutenção de registros de sua empresa. Desta forma, você pode facilmente rever os livros e se certificar de que nada está faltando.

Se você não for uma pessoa de números, peça ao seu contador que passe algum tempo com você para mostrar o que procurar ou faça uma aula de contabilidade ou escrituração contábil online ou presencialmente. Confiar em alguém para supervisionar essa parte mais importante do seu negócio só abre as portas para a fraude.

Deixar a sua equipe de contabilidade remover os registros financeiros dá a eles uma maneira fácil de consultar livros contábeis. Então lembre-se de mantê-los dentro da empresa.

Proteja seu software de contabilidade

Não permita o acesso não autorizado ao seu software de contabilidade. Não coloque o computador que contém seus livros na sua rede. Certifique-se de que o computador e o software estejam protegidos por senha. Altere a senha com frequência para bloquear pessoas não autorizadas deste programa. Se você usar livros de papel, mantenha-os fechados e trancados.

O que fazer se acontecer?

Quando você suspeitar do pior, resolva rapidamente o problema. Muitos proprietários de pequenas empresas sentem-se envergonhados quando suspeitam que um funcionário de confiança faz algo não confiável. Mas o constrangimento é um preço muito menor do que descobrir desvios após o fato.

Por fim, para proteger sua empresa de fundos perdidos por roubo, obtenha uma boa apólice de seguro que cubra crimes externos, roubo de funcionários e fraudes de computadores. Isso não impedirá o roubo de funcionários, mas ajudará sua empresa caso os impedimentos do seu crime não funcionem.

Como você faz o controle financeiro da sua empresa? Quais passos acha essenciais para controlar financeiramente sua empresa?

Sobre o autor

Dinheiro ou cartão é uma pergunta muito comum nas lojas. A partir desta pergunta e muitas outras, André começou a escrever sobre finanças neste blog. Formado em pedagogia, André é especialista em educação financeira, além de ser consultor financeiro e empresarial. Tem mais de 300 horas de cursos em finanças, empreendedorismo, e orçamento. Há vários anos compartilha seu conhecimento através deste site.

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